"อย่าทึกทักว่าผู้อื่นเจตนาร้าย เขาอาจจะแค่รู้น้อยก็ได้"
คติข้อนี้น่าสนใจ และเป็นข้อเตือนใจที่สำคัญของผมเองในการปฏิบัติตนกับผู้อื่น โดยเฉพาะนิสิต/นักศึกษา
บางครั้งที่ได้รับอีเมลจากนิสิตผมจะรู้สึกขัดใจเล็กน้อย แต่ไม่ถึงกับโกรธ ที่อีเมลไม่มีคำขึ้นต้น คำลงท้าย ไม่มีการลงชื่อ ไม่มีการแนะนำตัว มีเพียงแต่ข้อมูลที่ส่งมาให้อย่างห้วนๆ ไม่มีปี่ ไม่มีขลุ่ย และในบางครั้ง ไม่มีแม้แต่ข้อมูลที่สำคัญที่สุด นั่นคือ ชื่อของผู้เขียน มีแต่ email address ที่ไม่สื่อให้ทราบว่าเป็นใคร (เช่น cute-bunny-xoxo@gmail.com) ทำให้เราไม่สามารถให้ความช่วยเหลือได้โดยง่าย
ทุกครั้งที่พบเหตุการณ์เช่นนี้ผมจะพยายามตอบโดยให้ความช่วยเหลือตามปกติ โดยไม่นำเรื่องมารยาทมาเป็นเหตุให้เกิดอคติหรือลงโทษ แล้วจึงแถมข้อความว่า "ขออนุญาตตักเตือนว่าเวลาเขียนอีเมล ควรมีคำขึ้นต้น ลงท้าย และลงชื่อทุกครั้งนะครับ ฝึกทักษะการสื่อสารอย่างมืออาชีพไว้นะครับ" นิสิตบางท่านก็จะกรุณาตอบกลับมาว่าจะน้อมรับไปปฏิบัติ บางท่านก็อาจจะได้เรียนรู้อย่างเงียบๆ
จนเมื่อวานนี้ ผมจึงได้รับการเปิดหูเปิดตาจากนิสิตท่านหนึ่งที่ตอบมาอย่างจริงใจว่า "อาจารย์ครับ คำขึ้นต้น คำลงท้าย มันคืออะไรเหรอครับ?"
ผมจึงได้ทราบว่านิสิตท่านนี้ไม่เคยมีเจตนาที่จะเสียมารยาท ตรงกันข้าม เขากลับมีความเคารพและเชื่อใจในตัวเราอย่างมากจึงได้กล้าถามคำถาม และกล้าแสดงความไม่รู้ให้เราได้เห็น และพร้อมที่จะรับฟังคำแนะนำไปพัฒนาตนเองต่อไป แต่สาเหตุที่เขาไม่สามารถสื่อสารทางอีเมลได้อย่างมืออาชีพ อาจเป็นเพราะเขาไม่เคยได้เรียนรู้ในเรื่องนี้มาจากที่ใดเลยต่างหาก
เขาไม่ทราบว่าทำอย่างไรจึงจะเรียกว่า "เสียมารยาท"
เขาไม่ทราบว่าทำอย่างไรจึงจะเรียกว่า "มีมารยาท"
เขาทราบแต่ว่า เขาต้องการจะสื่อสารกับอาจารย์ และเขามีเจตนาดี มีความเคารพอย่างจริงใจอยู่ในใจตลอดเวลา
เขาอยากจะทำทุกอย่างให้ดี แต่เขาไม่ทราบจริงๆ ว่าทำอย่างไร
ความรู้สึก "ขัดใจเล็กน้อย" ที่เกิดขึ้นกับผมตอนแรก ไม่ได้เกิดขึ้นเพราะเจตนาร้ายของใครเลย แต่เกิดขึ้นเพราะผมไม่ทราบว่าเขาไม่ทราบ
ส่วนหนึ่งเราอาจมองเป็นความผิดของเขาที่ไม่รู้จักฝึกฝนตนเอง แต่อีกส่วนหนึ่งเราอาจมองว่าเป็นความล้มเหลวของระบบการศึกษา ไม่ว่าในระดับประถม มัธยม หรืออุดมศึกษา ที่ไม่สามารถสอนทักษะพื้นฐานเช่นนี้ให้กับเขาได้ ซึ่งในโลกจริงของการทำงาน ทักษะเหล่านี้อาจสำคัญยิ่งกว่าทักษะทางเทคนิคด้วยซ้ำไป
หรือเราอาจจะมองอีกแง่หนึ่ง มันจะเป็นความผิดของอะไรก็ช่าง แต่ตอนนี้สถานการณ์นี้ตกอยู่ในมือของเรา และเป็นหน้าที่ของเราในฐานะของอาจารย์ที่ต้องช่วยแก้ไข จะแก้ได้หรือไม่ได้เราก็ควรพยายามหาหนทาง
ทางที่ผมเลือกก็คือการตอบอีเมลในลักษณะที่ให้ความรู้และความปรารถนาดี ผมบันทึกร่างอีเมลฉบับนี้ไว้เผื่อว่าอาจจะนำกลับมาใช้ซ้ำได้อีกในอนาคต
------------------------------------------------
สวัสดีครับ_____
ผมไม่ถือสาเรื่องคำขึ้นต้น-ลงท้ายครับ แต่นิสิตควรทราบมารยาทพื้นฐานในการสื่อสารนี้ไว้ ในโลกจริงของการทำงานการสื่อสารอย่างมืออาชีพเป็นสิ่งสำคัญ ขอแนะนำให้ศึกษาเรื่องนี้เพิ่มเติมเพื่อประโยชน์ของคุณเองครับ
การเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพนั้นไม่ต่างกันเท่าไรนักกับมารยาทในการเขียนจดหมายกระดาษ (ที่คุณอาจเคยเรียนมาในวิชาภาษาไทยระดับมัธยม หรือประถม) คือต้องมีคำขึ้นต้น คำลงท้าย และการลงชื่อที่เหมาะสม
ตัวอย่างคำขึ้นต้น:
- เรียนคุณสมศักดิ์,
- สวัสดีครับอาจารย์สมศรี,
- กราบเรียน ฯพณฯ นายกรัฐมนตรี,
- Dear Professor Johnson,
- Hello Mr Jeff Bezos,
ตัวอย่างคำลงท้าย
- ด้วยความเคารพอย่างสูง (ใช้กับผู้ใหญ่ ผู้ที่อาวุโสสูงกว่าเรามาก ที่ต้องแสดงความเคารพเป็นพิเศษ)
- ขอแสดงความนับถือ (ใช้กับเพื่อนร่วมงาน หรือผู้ที่มีความสัมพันธ์ทางการงาน)
- ขอบคุณครับ/ค่ะ (กรณีที่สนิทกัน)
- smile emoticon (กรณีที่สนิทกันมาก หรือกำลังพูดกับผู้มีอาวุน้อยกว่าและต้องการแสดงความเป็นกันเอง)
- Sincerely,
- Best regards,
จากนั้นจะต้องลงชื่อ โดยอาจลงชื่อเล่นก็ได้ (กรณีที่รู้จักชื่อเล่นกันอยู่แล้ว) แต่ควรต้องเขียนชื่อจริงกำกับด้วย (ยกเว้นกรณีที่ทราบแน่ชัดแล้วว่าชื่อจริงคืออะไร) เพื่อให้การสื่อสารมีความชัดเจน และเพื่ออำนวยความสะดวกต่อผู้รับสาร ในการปฏิบิติตามคำร้องขอในอีเมล (เช่น การแก้ไขคะแนน หรือการตรวจสอบข้อมูล) ในกรณีที่ส่งคำร้องในนามของกลุ่มก็ควรจะลงชื่อคนทั้งกลุ่ม
สำหรับงานที่คุณส่งมา____________________________
ขอให้โชคดีในการ_____________ครับ
smile emoticon
- mock
-----------------------------------------------
https://en.wikipedia.org/wiki/Hanlon's_razor